منسق البرامج والأنشطة:
1- نفس إجراءات المطلوبة من مجلس الأمناء.
إجراءات تقديم الخطة لمجلس الأمناء:
2- يقوم المنسق بإعداد الخطة السنوية لقسم العلاقات العامة بالاستعانة مع الفريق.
3- يتم تقديمها لمجلس الأمناء في اليوم المحدد لتسليم الخطة.
4- يتم عرضها من المنسق أو من ينوب عنه من القسم على المجلس لمناقشتها.
5- يتم إقرارها من قبل المجلس.
إجراءات تنفيذ البرامج والمشاريع:
1- بعد إعداد الخطة يتم تحديد المشروع
2- تحديد مهام كل عضو مشترك في المشروع
3- يقوم المنسق بتنفيذ المهام الموكلة إليه
4- يتم حضور الاجتماعات الخاصة بتنفيذ المشروع
5- فهم ومعرفة المشروع بدقة.
إجراءات الإشراف على منسقي الأنشطة
1- معرفة المهام الموكلة إلى كل منسق من قبل منسق البرامج والأنشطة
2- معرفة الوقت المحدد لبدء تنفيذ الأعمال وانتهائها والوقت المحدد لتسليمها.
3- الإشراف يكون عن طريق رفع تقارير من منسقي الأنشطة إلى منسق البرامج والمشاريع .
ملاحظة:
المشاركة في المهرجانات وغيرها كمشاركات عادية (كحضور منسقين لتلوين دفاتر الرسم) يدخل ضمن صلاحيات م. البرامج و الأنشطة (باعتباره يشرف على م. المشاريع وبالتالي م. الأنشطة) ويتم التفويض من قبله ولا داعي للانتظار شهر حتى يتم عمل الدورة كاملا.
إجراءات تبادل الاستشارات مع منسق العلاقات العامة في مجالات عمل الإعلانات و الإعلام وعرضها على مجلس الأمناء:
1- وضع الصياغة الأولية الإعلان.
2- إرسالها إلى العلاقات العامة لمراجعتها.
3- إقرار الصيغة من العلاقات العامة وتحويلها إلى المنسق الفني.
إجراءات تعبئة تحليل النشاط المرتبطة برؤية ورسالة و أهداف المؤسسة:
1- ضمن الإتفاق مع منسق المشاريع ومنسق الأشطة على نشاط معين يتم تعبئة الإستمارة.
2- ثم رفع الإستمارة إلى منسق البرامج و الأنشطة ليتم الموافقة عليها.
إجراءات التنسيق الإعلامي:
1. إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.
2. الإطلاع عليها وترتيبها.
3. أخذ موافقة المدير التنفيذي.
4. إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.
إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:
في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.
إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:
1-
إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:
يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق