مهام و اجراءات منسق المشروع

منسق المشروع:

وضع الخطة ومتابعة المشروع:

1-     يقوم بإعداد الخطة بالمشاركة مع منسق الأنشطة.

2-     يعرض الخطة على منسق البرامج و الأنشطة.

3-     تعديل الخطة يكون بمشاركة منسق المشروع مع منسق البرامج و الأنشطة.

إجراءات كتابة التقارير الشهرية

1-     متابعة تنفيذ الخطة لكل شهر من قبل منسسقي الانشطة والمشاريع.

2-     متابعة اعمال منسقي الانشطة.

3-     إصدار تقرير لكل شهر وإرساله الى الهيئة الإدارية.

4-     ترفع التقارير الى المدير التنفيذي عن طريق منسق الإداري.

5-     مناقشتها في الهيئة الإدارية.

إجراءات إستلام التقارير من منسق الأنشطة و قراءتها و أرشفتها:

1-     يقوم منسق الأنشطة بكتابة التقرير وإرفاقه إلى منسق المشروع ليستخدم التقرير في جمع المعلومات و التعديل وكتابة تقرير أخر.

2-     يتم توصيل التقرير إلى منسق البرامج و الأنشطة.

الإشراف على الأرشفة التابعة للمشروع

1-     الإطلاع على آلية الأرشفة مع المنسق الإداري.

2-     يقوم بالأرشفة أو يفوض أحد من فريقه بالأرشفة.

إجراءات تفويض منسق الأنشطة بالتوثيق:

إجراءات تفويض منسق الأنشطة في مساعدة المدرب على استخدام الأجهزة:

إجراءات تفويق منسق الأنشطة لشحن الأجهزة:

المساعدة في أعمال النظافة:

1-     كل شخص في المؤسسة يحافظ على نظافة المؤسسة.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

إجراءات المكالمات الصادرة:

1.     تعبئة المعلومات في ورقة المكالمات الصادرة.

2.     إجراءات الإتصال.

3.     كتابة أي ملاحظات مرفقة.

إجراءات المكالمات الواردة:

1.     تعبئة المعلومات في الورقة المكالمات الواردة.

2.     كتابة إلى ملاحظات مع التوصية على متابعتها.

إجراءات التنسيق الإعلامي:

1.     إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.

2.     الإطلاع عليها وترتيبها.

3.     أخذ موافقة المدير التنفيذي.

4.     إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.