منسق إداري:-
إجراءات التنسيق مع الموارد البشرية لتنفيذ آلية التقييم:
1- تحديد آلية التقييم مع منسق الموارد البشرية .
2- تحديد المهام الواجب تنفيذها في آلية التقييم مع منسق التنمية.
3- تحديد موعد التقييم ومتابعته بشكل يومي ، أسبوعي ، شهري.
4- يرفع التقييم إلى منسق الموارد البشرية.
5- إجراءات تقديم اقتراح لترشيح أعضاء أو سحب العضوية
يتم متابعه التقييم من قبل منسق الموارد البشرية
تحديد نتائج التقييم
عرضها على مجلس الأمناء
مناقشه الاقتراحات
ويتم الموافقة أو التصديق أو الرفض
صيغه المقابلة والتقييم يتم الاتفاق عليها من مجلس الأمناء
إجراءات متابعه قاعد البيانات للمتطوعين والمقابلة
يتم طلب من كل عضو السيرة الذاتية الشخصية للذي يريد التطوع ف المؤسسة
يتم إرسال السيرة الذاتية عبر الايميل المحدد في الإعلان
يتم ترشيح أشخاص محددين من قبل الموارد البشرية
تحديد مواعيد ألمقابله عن طريق المنسق الاداري
يتم حضور المقابلة من قبل منسق الموارد البشرية وبالتعاون مع منسق التنفيذي ومنسق المشروع المراد موارد بشريه
بعد انتهاء المقابلة يتم تحديد الشخص المشارك والشخص الغير مناسب
يتم ترشيح العضو المناسب لأي منصب أو مهام توكل إليه بحسب احتياج المشروع والمهام المناسب لمؤهلاته
يتم إبلاغ منسق المشروع بالعضو الجديد وما هي مهامه في مجلس الأمناء
بعد القبول كل عضو يملا استمارة العضوية
إجراءات إسداء الرأي
1- لا يأخذ قرار في أي شيء يحتاج إلى أخذ الآراء فيه.
2- يتم تقديم الرأي عن طريق كتابته في ورقة أو شفهياً.
إجراءات تحديد المواعيد
1- استلام أوامر من المنسق التنفيذي على الاتصال لتحديد المواعيد.
2- يتم تنسيق المواعيد حسب الوقت المتاح لدى المعني بالموعد.
3- الاتصال وتحديد الموعد.
4- يتم إخبار النسق التنفيذي بالجدول.
إجراءات الأرشفة الإدارية
1- استلام الإرساليات والتقارير والمحاضر من المنسق التنفيذي.
2- يتم أرشفة الوثائق المستلمة من نسختين إلكترونية وورقية .
3- تجهيز النماذج المطلوبة مثل نماذج إرساليات ، وغيرها .
4- ترتيب وتنظيم الملفات المهمة في الكمبيوتر الإداري.
5- شراء وتوفير الأدوات المكتبية .
6- استلام المستلزمات المكتبية كالطابعة وآلة التصوير وبقية الأدوات المكتبية تحت إشرافه.
تابع إجراءات المنسق الإداري
1- يرد على جميع المكالمات الواردة.
2- يقوم بمتابعة رسوم التسجيل عن طريق الاتصال وتحديد موعد التسديد.
3- يقوم بإصدار السندات عند سداد الرسوم ويحتفظ بنسخة لديه.
4- متابعة أيميل المؤسسة وإخبار المدير التنفيذي بكل جديد.
5- إغلاق المحابس والغرف وإطفاء الأنوار.
6- الإشراف على نظافة الأقسام وتوفير المياه الاحتياطية.
إجراءات التواصل مع قاعدة البيانات ( إحتفال – دورات – تدريبية):
1. الإتصال مباشرة بالهاتف.
2. ارسال رسائل في التلفون.
3. ارسال رسائل عبر البريد الإلكتروني.
4. عبر البوابة الإعلامية.
5. عبر الفيسبك.
6. عبر الموقع الإلكتروني إن وجد.
إجراءات استقبال الضيوف
1- التعريف بعمل المؤسسة.والأقسام المختلفة.
2- الإجابة على كل الأسئلة.
3- تقديم الملف التعريفي للاطلاع على المؤسسة.
4- تشجيعه على تعبئة استمارة العضوية.
5- وضع الاستمارة في المكان المخصص والترحيب به.
إجراءات عمل وتقييم الإعلانات للدورات والفعاليات
1- استلام نسخة أولية مصورة للإعلان من المنسق قبل موعد الدورة بأيام .
2- تصميم الإعلان من حيث الطباعة والتجهيز
3- نشر الإعلان عن طريق الايميل أو الفيسبوك
إجراءات تجميع حكاية الطفل السعيد من الأعضاء على ألا تتجاوز نصف ورقة A4 و أرشفتها.
1. إبلاغ أي عضو يستلم بطاقة العضوية بضرور كتابة حكايته مع مؤسسة الطفل السعيد على ألا تتجاوز نصف صفحة A4.
2. متابعة من تم إبلاغهم وتذكيرهم بضرورة تسليم حكاياتهم.
إجراءات مسجلين الطفولة المبكرة:
1- الإطلاع على معلومات على الطفولة المبكرة.
2- نظرة على القسم .
3- دفع رسوم التسجيل 1000ريال.
4- تعبئة استمارة التسجيل.
5- الحضور مدة بين 1-3 أيام لا تزيد.
6- دفع الرسوم.
7- الحضور.
8- دفع نصف الرسوم بداية الشهر.
9- دفع النصف المتبقي منتصف الشهر.
إجراءات مسجلي الفهري( 18سنة فما فوق):
1- التسجيل قبل الدورة التدريبية على الأقل يوم مالم لا يعتمد.
2- دفع الرسوم المخصصة.
3- تعبئة استمارة التسجيل.
4- أخذ نسخة من البطاقة الشخصية.
إجراءات مسجلين زمزم (6-18سنة):
1. التسجيل قبل الدورة التدريبية قبلها مدة يوم مالم لا يتم التسجيل.
2. دفع الرسوم المخصصة.
3. تعبئة استمارة التسجيل.
4. البدء في الدورة.
إجراءات سداد الرسوم ( تسجيل جديد ):
1- التأكد من تاريخ التسجيل.
2- دفع الرسوم الأولية قبل تسليم الإستمارة.
3- تعبئة الإستمارة.
4- متابعة دفع الرسوم قبل مضي نصف المدة.
إجراءات متابعة دفع الرسوم:
1- فتح ملف الحسابات.
2- التأكد من وجود الإسم.
3- التأكد من تاريخ التسجيل.
4- التأكد من ورقة السندات إن وجد.
5- إرسال ورقة بدفع الرسوم من نموذج الأوراق.
6- إذا مضى على التأكيد أكثر من أسبوعين وضع الختم الدفع مقدما بالأحمر.
إجراءات كتابة سند قبض أو صرف:
1- التوقيع
2- التأكد من وجود الختم.
3- اعطاءة الفاتورة.
4- التوقيع على استلام الفاتورة في نموذج الورقة المخصصة.
5- كتابة رقم السند مع إسم المسجل و التاريخ و بيان التسجيل في دفتر الحسابات.
6- تسليم و إخلاء عهدة الفلوس نهاية الدوام بإعطائها للمسؤول مكتوبة في ظرف بالتاريخ.
7- توقيع المسؤول على إخلاء العهدة بعد الإستلام في الدفتر المخصص ( دفتر الحسابات).
إجراءات التعامل مع أوراق المسخرة:
1- تحفظ في دولاب الوسائل.
2- يوضع مجموعة منها عند الإدارة فقط تلك التي تحتوي على جهة فارغة و الأخرى يتم شطبها.
3- ترجع الأوراق ذات الجهتين إلى المكان المخصص في دولاب الوسائل.
إجراءات الأرشفة:
1- إتباع آلية الأرشفة المتفق عليه.
2- عدم إخراج الشفافية وإنما إخراج الأوراق بداخلها حتى يحتفظ بالترتيب التسلسلي للفهرس.
3- وضع الشفافية الجهة المفتوحة لأعلى حتى لاتسقط الأوراق التي بداخلها.
4- التأكد من أرشفة الأوراق بالتسلسل الزمني من الأقدم إلى أجدد.
5- التأكد من وجود نسخة إلكترونية في الكمبيوتر و CD أو فلاش أو هارد تسك و نسخة ورقية في البوكس المخصص.
إجراءات إستلام العهد:
1- التأكد من تاريخ إرجاع العهدة.
2- إضافة ذلك في التقييمات.
3- التأكد من المواد.
4- الإستلام.
5- كتابة معلومات إرجاع العهد في الإستمارة المناسبة.
إجراءات عمل عقد الصالة:
1- الحضور قبلها بأسبوع للتنسيق.
2- أخذ الموافقة من الهيئة الإدارية التي تأخذ الموافقة من المدير التنفيذي.
3- دفع الرسوم 20000للمنظمات و 15000للمبادرات + رسوم التأمين 30000ريال يمني.
4- توقيع العقد.
5- تسليم ورقة الصالة.
6- التأكد من إخلاء العهدة قبل تسليم مبلغ التأمين.
إجراءات تسليم العهد:
1- تقديم طلب للهيئة الإدارية.
2- استشارة الهيئة الإدارية من المدير التنفيذي.
3- أخذ الموافقة من المدير التنفيذي.
4- الإتفاق ما إذا كان داخليا أو خارجيا ( هيل يوجد دفع تأمين – أو لا يوجد)ذ
5- أتخاذ الإجراء المناسب.
6- تعبئة الإستمارة المناسبة مع التاريخ و التوقيع.
إجراءات تشغيل المولد الكهربائي:
1- التأكد من سلامة المولد.
2- التأكد من تعبئته بالزيت.
3- التأكد من وجود البترول.
4- الإتصال للتأكد من إقفال مضخة الماء في البيت.
5- تشغيل المولد .:
· ننزع الفيوز العمومي الذي في صالة المؤسسة فوق ثلاجة الماء.
· توصيل الخيط الأخصر بالمولد لتشغيل الصالة فقط.
· توصيل الخيط الرمادي من المولد للجدر في غرفة أنشاء الله أكون لتشغيل الصالة و المؤسسة
· عند فصل الصالة عن المؤسسة نعمل off للفيوز الذي فوق باب قاعة إبن سيناء.
6- بعد الإنتهاء :
· نضع مفتاح البترول في المولد في وضع off.
· التأكد من عدم وجود أي مخلفات
· تغطية المولد باللوح الموجود.
· إقفال الغرفة بالمفتاح.
إجراءات المكالمات الصادرة:
1. تعبئة المعلومات في ورقة المكالمات الصادرة.
2. إجراءات الإتصال.
3. كتابة أي ملاحظات مرفقة.
إجراءات المكالمات الواردة:
1. تعبئة المعلومات في الورقة المكالمات الواردة.
2. كتابة إلى ملاحظات مع التوصية على متابعتها.
إجراءات عمل الإرساليات:
1. عرضها على الهيئة الإدارية المشرفة.
2. ترتيبها وفقا للضوابط و النظم المتفق عليها.
3. طبعها وعمل نسخة.
إجراءات التنسيق الإعلامي:
1. إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.
2. الإطلاع عليها وترتيبها.
3. أخذ موافقة المدير التنفيذي.
4. إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.
إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:
في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.
إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:
1-
إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:
يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق