منسق الأنشطة
إجراءات الترحيب واستقبال الزوار :
1- في حالة عدم حضور المنسق الإداري أو انشغاله يقوم منسق الأنشطة بالمهمة بشرح فكرة الأنشطة والمؤسسة وتعريفه بأقسام المؤسسة.
2- يتم نقل المعلومات وقاعدة البيانات للزائر الذي يرغب أن يكون عضواً في المؤسسة إلى المنسق الإداري.
3- يتم أرشفة السيرة الذاتية من قبل المنسق الإداري .
4- يتم تعبئة استمارة العضوية بإشراف المنسق الإداري.
إجراءات ترتيب القاعة وتنسيق الاحتفالات الخاصة بالقسم:
1- يتم الاتفاق على يوم الاحتفال .
2- يتم تقسيم الأعمال والأدوار من قبل منسق البرامج والأنشطة.
3- تكليف أحد منسقي الأنشطة بترتيب القاعة وتجهيزها.
إجراءات تسليم التقارير والإعلانات والإرساليات :
1- بعد انتهاء أي فعالية أو نشاط واحتفال يقوم منسق الأنشطة بكتابة تقرير إلى منسق البرامج والأنشطة
2- يقوم منسق البرامج والأنشطة بتلخيص جميع التقارير وإرفاقها إلى المنسق الإداري.
التصوير والتوثيق:
1- بعد تحديد مهام جدول الأعمال لأي فعالية يتم تكليف شخص بعملية التوثيق.
2- يتم توصيل الوثائق إلى المنسق الإداري.
3- في حالة وجود أكثر من فعالية في المؤسسة يقوم بعملية التوثيق شخص واحد.
إجراءات حضور الاجتماعات وورش العمل :
1- يتم تحضير أهداف الورشة أو الدورة والجدول الزمني لها بالمشاركة مع منسق المشروع.
2- يتم عرض خطة الدورة على منسق البرامج والأنشطة ليتم الموافقة عليها ورفع احتياجات تنفيذها الى منسق التنمية.
3- يتم إبلاغ منسقي الأنشطة على أهمية حضورهم في اجتماع أو دورة معينة.
4- حضورهم ومشاركتهم في إعداد محاضر الاجتماعات وتقارير الدورات.
إجراءات التأكد من تعبئة كشف الحضور:
1. أخذ نسخة من كشف الحضور من ملفات الأوراق المصورة
2. إذا لم توجد نسخة جاهزة يتم تصوير النموذج الخاص بالكشف الموجود في ملف نماذج الأوراق.
3. يتم تمرير الكشف على المشاركين لتعبئته
4. يتم أرشفة الكشف.
إجراءات التنسيق الإعلامي:
1. إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.
2. الإطلاع عليها وترتيبها.
3. أخذ موافقة المدير التنفيذي.
4. إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.
مهام ثانوية لمنسق الأنشطة:
1- حضور الاجتماعات العامة والإدارية عن طريق إبلاغه من قبل منسق المشروع أو بالتفويض الرسمي.
2- استقبال المكالمات بطريقة رسمية ويتم عن طريق تفويض من منسق المشروع وتحديد المهام المطلوبة من هذه المكالمات.
3- اقتراح أفكار لتطوير القسم ومناقشتها مع منسق المشروع ليتم عرضها على مجلس الأمناء.
إجراءات المساهمة في تقديم خطة سنوية مع منسق المشروع:
1-
إجراءات إبداء الرأي:
1- يتم تقديم الرأي عن طريق كتابته في ورقة أو شفهياً.
إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:
في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.
إجراءات المكالمات الصادرة:
1. تعبئة المعلومات في ورقة المكالمات الصادرة.
2. إجراءات الإتصال.
3. كتابة أي ملاحظات مرفقة.
إجراءات المكالمات الواردة:
1. تعبئة المعلومات في الورقة المكالمات الواردة.
2. كتابة إلى ملاحظات مع التوصية على متابعتها.
إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:
1-
إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:
يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق