مهام و إجراءات الموارد البشرية

الموارد البشرية

الإجراءات المطلوبة من مجلس الأمناء:

إجراءات التنسيق مع التنمية البشرية لعقد دورات تدريبية و تأهيلية لفريق العمل :

1-     استخدام آلية معينة من قبل المنسق ( الموارد البشرية ) لمعرفة نقاط الضعف في الأعضاء وتحديد احتياجاتهم.

2-     يتم تحديد الدورات المطلوبة لتأهيل الأعضاء

3-     تحديد أهداف وأهمية الدورة.

4-     يتم تقديم  هذا الطلب  إلى منسق التنمية البشرية

5-     يقوم منسق التنمية بالتنسيق  لعمل هذه الدورات

6-     تحديد نوع الدورة التي يحتاجها العضو الجديد و التي لها الأولوية الأهم. و هي كالتالي( رسالتي ورؤيتي – فن التعامل مع الأبناء – إدارة الوقت – الأشغال اليدوية – تدريب مدربي زمزم)

إجراءات التوظيف:

1.     استقبال طلبات لإحتياج البرامج للموارد البشرية.

2.     في حالة عدم وجود الإحتياجات في قاعدة البيانات الموجودة في المؤسسة يتم التواصل مع العلاقات العامة لوضع إعلان لاستقطاب متطوعين.

3.     استقبال السيرة الذاتية للمتقدمين وتحديد مواعيد للمقابلات الشخصية.

4.     في المقابلة يتم :

·        تحديد إذا كانت شروط العضوية تنطبق على المتقدم.

·        قدرات ومؤهلات الشخص مع ما يتناسب مع مهام المؤسسة.

·        الدورات التي يجب أن يأخذها المتقدم

5.     يتم عرض أسماء المرشحين للعضوية وأيضا أسماء الذين تم رفضهم على مجلس الأمناء.

إجراءات متابعة التقييمات:

1.     أخذ الإستمارات تعبئتها من خلال الملاحظة لمدة أسبوع.

2.     تسليمها في بداية الأسبوع للإدارة وسيتم وضعها في المكان المخصص.

3.     التأكد من توقيع الإستلام و التاريخ .

4.     التفريغ التقييمات آخر أسبوع من كل شهر من قبل الهيئة الإدارية.

إجراءات متابعة قاعدة البيانات اللمتطوعين و المقابلة:

1.     يتم طلب من كل عضو يريد المشاركة في المؤسسة السيرة الذاتية الشخصية.

2.     يتم إرسال السيرة الذاتية عبر الإيميل المحدد للمؤسسة أو الخاص بمنسق التنمية البشرية.

3.     يتم ترشيح الأشخاص المناسبين من قبل الموارد البشرية.

4.     يتم تحديد موعد معهم حتى المقابلة.

5.     يتم حضور المقابلة من منسق الموارد البشرية و بالتعاون مع المنسق التنفيذي أو منسق القسم.

6.     تقام المقابلة على أساس الآلية المحددة ومنسق المشروع الذي يريد موارد بشرية.

7.     بعد إنتهاء المقابلة يتم تحديد الشخص المشارك و الغير مشارك في عضوية المؤسسة.

8.     يتم ترشيح العضو الجديد لأي منصب أو مهام توكل إليه بحسب المشروع المناسمب لمؤهلاتهم.

9.     يتم إبلاغ منسق المشروع بالعضو الجديد وما هي مهامه في إجتماع مجلس الأمناء

10. بعد القبول  يتم تعبئة استمارة العضوية من قبل الأعضاء الجدد.

إجراءات استقطاب المتطوعين الجدد:

1.     يتم عمل طلب من منسق الموارد البشرية إلى منسق العلاقات العامة.

2.     يتم تحديد في الطلب متطوعين جدد.

3.     منسق العلاقات العامة لعلاقاته مع المنظمات يتم ترشيح أشخاص.

4.     عرض سيرتهم الذاتية على منسق الموارد البشرية.

5.     إذا تم الموافقة عليهم يتم تحديد المقابلة.

6.     ويحدد منسق الموارد البشرية هذا الطلب بناء على طلب منسقي مشاريع أو إدراك منسق الموارد البشرية بإحتياج إلى موارد بشرية. سواء عن طريق إعلانات ، حضور فعاليات ،

إجراءات تقديم اقتراح لترشيح أعضاء أو سحب العضوية لهم:

1.     يتم متابعة التقييم من قبل المنسق الموارد البشرية.

2.     تحديد نتائج التقييم ( الترشيح أو السحب )

3.     عرضهن على مجلس الأمناء.

4.     مجلس الأمناء يقوم بمناقشة الإقتراح.

5.     ويتم الموافقة عليه أو الرفض.

6.     صيغة المقابلة و التقييم يتم الإتفاق عليها من مجلس الأمناء.

إجراءات إرشاد المتطوعين الجدد:

1.     يقوم المنسق الموارد البشرية يشرح للعضو الجديد أعمال المؤسسة ( الرسالة ، الرؤية , البرامج و الأنشطة) أثناء المقابلة.

2.     بحسب قدرات العضو يتم توجيهه و ارشاده للمشروع المناسب.

3.     بعد الموافقة على العضو يتم ارشاده من قبل منسق البرامج و الأنشطة و منسق المشروع و منسق الأنشطة.

إجراءات إشراف على آلية تقييم الأعضاء:

1.     يتم تصميم هذه الآلية و استمارة التقييم من قبل منسق الموارد البشرية و منسق البرامج و الأنشطة ثم مجلس الأمناء.

2.     تحديد كيفية عملها مع التنسيق مع المنسق الإداري (بإعتبار أنه متواجد دائما )

3.     تفريغ التقييم.

4.     كتابة تقارير على التقييم وعرضها على مجلس الأمناء.

إجراءات التنسيق الإعلامي:

1.     إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.

2.     الإطلاع عليها وترتيبها.

3.     أخذ موافقة المدير التنفيذي.

4.     إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات المكالمات الصادرة:

1.     تعبئة المعلومات في ورقة المكالمات الصادرة.

2.     إجراءات الإتصال.

3.     كتابة أي ملاحظات مرفقة.

إجراءات المكالمات الواردة:

1.     تعبئة المعلومات في الورقة المكالمات الواردة.

2.     كتابة إلى ملاحظات مع التوصية على متابعتها.

إجراءات إستقبال التقارير:

1.     استقبال الأوراق بداية أول يوم في الأسبوع.

2.     أرسالها إلى المدير التنفيذي.

3.     أخذها من البريد.

4.     وضعها في البوكس المخصص.

5.     تسجيل الإستلام في الورقة المخصصة بالتاريخ.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

1-      

إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:

يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.

مهام و إجراءات منسق البرامج و الأنشطة

منسق البرامج والأنشطة:

1-     نفس إجراءات المطلوبة من مجلس الأمناء.

إجراءات تقديم الخطة لمجلس الأمناء:

2-     يقوم المنسق بإعداد الخطة السنوية لقسم العلاقات العامة بالاستعانة مع الفريق.

3-     يتم تقديمها لمجلس الأمناء في اليوم المحدد لتسليم الخطة.

4-     يتم عرضها من المنسق أو من ينوب عنه من القسم على المجلس لمناقشتها.

5-     يتم إقرارها من قبل المجلس.

إجراءات تنفيذ البرامج والمشاريع:

1-     بعد إعداد الخطة يتم تحديد المشروع

2-     تحديد مهام كل عضو مشترك في المشروع

3-     يقوم المنسق بتنفيذ المهام الموكلة إليه

4-     يتم حضور الاجتماعات الخاصة بتنفيذ المشروع

5-     فهم ومعرفة المشروع بدقة.

إجراءات الإشراف على منسقي الأنشطة

1-     معرفة المهام الموكلة إلى كل منسق من قبل منسق البرامج والأنشطة

2-     معرفة الوقت المحدد لبدء تنفيذ الأعمال وانتهائها والوقت المحدد لتسليمها.

3-     الإشراف يكون عن طريق رفع تقارير من منسقي الأنشطة إلى منسق البرامج والمشاريع .

ملاحظة:

المشاركة في المهرجانات وغيرها كمشاركات عادية (كحضور منسقين لتلوين دفاتر الرسم) يدخل ضمن صلاحيات م. البرامج و الأنشطة (باعتباره يشرف على م. المشاريع وبالتالي م. الأنشطة) ويتم التفويض من قبله ولا داعي للانتظار شهر حتى يتم عمل الدورة كاملا.

إجراءات تبادل الاستشارات مع منسق العلاقات العامة في مجالات عمل الإعلانات و الإعلام وعرضها على مجلس الأمناء:

1-    وضع الصياغة الأولية الإعلان.

2-    إرسالها إلى العلاقات العامة لمراجعتها.

3-    إقرار الصيغة من العلاقات العامة وتحويلها إلى المنسق الفني.

إجراءات تعبئة تحليل النشاط المرتبطة برؤية ورسالة و أهداف المؤسسة:

1-     ضمن الإتفاق مع منسق المشاريع ومنسق الأشطة على نشاط معين يتم تعبئة الإستمارة.

2-     ثم رفع الإستمارة إلى منسق البرامج و الأنشطة ليتم الموافقة عليها.

إجراءات التنسيق الإعلامي:

1.    إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.

2.    الإطلاع عليها وترتيبها.

3.    أخذ موافقة المدير التنفيذي.

4.    إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

1-     

إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:

يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.

مهام و إجراءات منسق التنمية البشرية

منسق التنمية البشرية

-          جميع إجراءات التي تنطبق على مجلس الأمناء.

إجراءات تقديم ألخطه السنوية لقسم التنمية البشرية:

1-      عمل الخطة السنوية للقسم بالتعاون مع فريق العمل (منسقي الأنشطة)

2-      عرضها على مجلس الأمناء من قبل منسق التنمية البشرية  في اليوم المحدد لورشه

عمل الخطة الإستراتيجية لمشاريع المؤسسة

3-      مناقشتها ووضع التعديلات عليها ف ورشه العمل

4-      إقرارها من قبل المجلس

 إجراءات حضور ورش العمل: 

1-      لعمل ورشه عمل تتم من خلال التنسيق  من منسق البرامج والأنشطة مع منسق التنمية  مباشرة بعد أن يتم التنسيق  مابين منسق المشروع مع منسق البرامج والأنشطة

2-      الإشراق على سير العمل التحضير للورشة ((من تحديد للأهداف ومن سيقوم بإدارة الورشة  والمتدربين والمواد التدريبية

3-        تنفيذ الورشة ويكون الإشراف عن طريق  حضور احد أعضاء قسم التنمية  أو التفويض المنظم من قبل المنسق

4-       يتم عمليه التقييم لورش عمل من  قبل قسم التنمية وبالتعاون والتنسيق مع الموارد البشرية التقييم( إدارة الورشة , التنظيم للورشة الحضور ومدى الاستفادة  وتقيم  تفاعل المشاركين وعمل وإدارة القائمين ع الورشة)

إجراءات  التطوير المستمر للقسم (متابعه مخرجات الدورات على الأقسام الأخرى )

1-      متابعه تقارير الشهرية الخاصة بالتدريب للأقسام الأخرى من  قبل منسق زمزم ومنسق الفهري  

2-       إرفاق التقارير والتوصيات إلى منسق التنمية

3-       منسق التنمية بعمل تقرير بالتوصيات  إلى منسق البرامج والأنشطة   ليتم التعديل  التطوير 

4-      تفريغ  التقييمات وتسليمها إلى الموارد البشرية  الخاصة  بالدورات لتدربيه 

إجراءات  التنسيق للدورات التدريبية

1-      طلب من منسق  البرامج والأنشطة دورة لمشروع ما  ويقدم الطلب إلى منسق التنمية

2-      ستلام من منسق المشروع أهداف الدورة وتفاصيلها.

3-      يقوم قسم التنمية بالتنسيق مع المدرب المناسب واختيار الزمان والمكان.

4-      توفير احتياجات الدورة التدريبية بالتنسيق مع المنسق الإداري.

5-      إقامة الدورة والإشراف عليها بحضور أحد أعضاء قسم التنمية البشرية.

إجراءات التنسيق مع الموارد البشرية لترشيح أعضاء متطوعين لحضور الدورات

1-      يقوم قسم التنمية بإبلاغ منسق الموارد بعدد المقاعد المجانية للأعضاء.

2-      يتم ترشيح الأعضاء من قبل منسق الموارد البشرية حسب الدورة واحتياجات الأعضاء.

إجراءات كتابة التقارير الشهرية

1-      متابعة تنفيذ الخطة لكل شهر من قبل منسقي الأنشطة والمشاريع.

2-      متابعة أعمال منسقي الأنشطة.

3-      إصدار تقرير لكل شهر وإرساله إلى الهيئة الإدارية.

4-      ترفع التقارير إلى المدير التنفيذي عن طريق منسق الإداري.

5-      مناقشتها في الهيئة الإدارية.

إجراءات تدريب الكادر والإشراف على تنظيم الدورات

1-      تسليم تقرير من الموارد البشرية إلى منسق التنمية باحتياجات الكادر عند التدريب والتأهيل.

2-      التنسيق مع المدربين للقيام بهذه الدورات .

3-      تحديد وقت الدورات وإبلاغ الكادر عن طريق المنسق الإداري

4-      قيام الدورة التدريبية

الإشراف على تجهيز الملازم من قبل المدربين و إتباع معايير الجودة:-

1-      عند الاتفاق على دورة تدريبية يتم طلب من المدرب عمل الملزمة طبعا لمعايير الجودة المتفق عليها في المؤسسة

2-      المدرب يسلم الملزمة لمنسق التنمية لمعرفة هل هي طبقا لمعايير الجودة

3-      تسليم الملزمة إلى المنسق الفني لعمل التصميم الخارجي للملزمة

4-      توصيل الملزمة للمنسق الإداري يتم التصوير

تصميم power point:

1.      إرساله على شرائح بيضاء power point.

2.      إرساله على ملزمة ورقية.

3.      الإتصال بالمنسق المختص لوضع المادة التدريبية على شرائح ذات تصاميم متخصصة ومعتمدة من قبل المؤسسة.

4.      عمل flip chart للمنسق المختص.

إجراءات تعبئة تحليل النشاط المرتبطة برؤية ورسالة وأهداف المؤسسة:

1-      بعد الإتفاق مع المدرب يتم طلب منه تعبئة الإستمارة لأجل معرفة الأهداف الخاصة بالدورة و احتياجات تنفيذها.

2-      يتم تسليم الإستمارة إلى منسق التنمية البشرية.

3-      إذا وجدت إحياجات ورقية يتم تبليغ المنسق الإداري.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

1-       

إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:

يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.