مهام و إجراءات منسق البرامج و الأنشطة

منسق البرامج والأنشطة:

1-     نفس إجراءات المطلوبة من مجلس الأمناء.

إجراءات تقديم الخطة لمجلس الأمناء:

2-     يقوم المنسق بإعداد الخطة السنوية لقسم العلاقات العامة بالاستعانة مع الفريق.

3-     يتم تقديمها لمجلس الأمناء في اليوم المحدد لتسليم الخطة.

4-     يتم عرضها من المنسق أو من ينوب عنه من القسم على المجلس لمناقشتها.

5-     يتم إقرارها من قبل المجلس.

إجراءات تنفيذ البرامج والمشاريع:

1-     بعد إعداد الخطة يتم تحديد المشروع

2-     تحديد مهام كل عضو مشترك في المشروع

3-     يقوم المنسق بتنفيذ المهام الموكلة إليه

4-     يتم حضور الاجتماعات الخاصة بتنفيذ المشروع

5-     فهم ومعرفة المشروع بدقة.

إجراءات الإشراف على منسقي الأنشطة

1-     معرفة المهام الموكلة إلى كل منسق من قبل منسق البرامج والأنشطة

2-     معرفة الوقت المحدد لبدء تنفيذ الأعمال وانتهائها والوقت المحدد لتسليمها.

3-     الإشراف يكون عن طريق رفع تقارير من منسقي الأنشطة إلى منسق البرامج والمشاريع .

ملاحظة:

المشاركة في المهرجانات وغيرها كمشاركات عادية (كحضور منسقين لتلوين دفاتر الرسم) يدخل ضمن صلاحيات م. البرامج و الأنشطة (باعتباره يشرف على م. المشاريع وبالتالي م. الأنشطة) ويتم التفويض من قبله ولا داعي للانتظار شهر حتى يتم عمل الدورة كاملا.

إجراءات تبادل الاستشارات مع منسق العلاقات العامة في مجالات عمل الإعلانات و الإعلام وعرضها على مجلس الأمناء:

1-    وضع الصياغة الأولية الإعلان.

2-    إرسالها إلى العلاقات العامة لمراجعتها.

3-    إقرار الصيغة من العلاقات العامة وتحويلها إلى المنسق الفني.

إجراءات تعبئة تحليل النشاط المرتبطة برؤية ورسالة و أهداف المؤسسة:

1-     ضمن الإتفاق مع منسق المشاريع ومنسق الأشطة على نشاط معين يتم تعبئة الإستمارة.

2-     ثم رفع الإستمارة إلى منسق البرامج و الأنشطة ليتم الموافقة عليها.

إجراءات التنسيق الإعلامي:

1.    إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.

2.    الإطلاع عليها وترتيبها.

3.    أخذ موافقة المدير التنفيذي.

4.    إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

1-     

إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:

يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.

مهام و إجراءات منسق التنمية البشرية

منسق التنمية البشرية

-          جميع إجراءات التي تنطبق على مجلس الأمناء.

إجراءات تقديم ألخطه السنوية لقسم التنمية البشرية:

1-      عمل الخطة السنوية للقسم بالتعاون مع فريق العمل (منسقي الأنشطة)

2-      عرضها على مجلس الأمناء من قبل منسق التنمية البشرية  في اليوم المحدد لورشه

عمل الخطة الإستراتيجية لمشاريع المؤسسة

3-      مناقشتها ووضع التعديلات عليها ف ورشه العمل

4-      إقرارها من قبل المجلس

 إجراءات حضور ورش العمل: 

1-      لعمل ورشه عمل تتم من خلال التنسيق  من منسق البرامج والأنشطة مع منسق التنمية  مباشرة بعد أن يتم التنسيق  مابين منسق المشروع مع منسق البرامج والأنشطة

2-      الإشراق على سير العمل التحضير للورشة ((من تحديد للأهداف ومن سيقوم بإدارة الورشة  والمتدربين والمواد التدريبية

3-        تنفيذ الورشة ويكون الإشراف عن طريق  حضور احد أعضاء قسم التنمية  أو التفويض المنظم من قبل المنسق

4-       يتم عمليه التقييم لورش عمل من  قبل قسم التنمية وبالتعاون والتنسيق مع الموارد البشرية التقييم( إدارة الورشة , التنظيم للورشة الحضور ومدى الاستفادة  وتقيم  تفاعل المشاركين وعمل وإدارة القائمين ع الورشة)

إجراءات  التطوير المستمر للقسم (متابعه مخرجات الدورات على الأقسام الأخرى )

1-      متابعه تقارير الشهرية الخاصة بالتدريب للأقسام الأخرى من  قبل منسق زمزم ومنسق الفهري  

2-       إرفاق التقارير والتوصيات إلى منسق التنمية

3-       منسق التنمية بعمل تقرير بالتوصيات  إلى منسق البرامج والأنشطة   ليتم التعديل  التطوير 

4-      تفريغ  التقييمات وتسليمها إلى الموارد البشرية  الخاصة  بالدورات لتدربيه 

إجراءات  التنسيق للدورات التدريبية

1-      طلب من منسق  البرامج والأنشطة دورة لمشروع ما  ويقدم الطلب إلى منسق التنمية

2-      ستلام من منسق المشروع أهداف الدورة وتفاصيلها.

3-      يقوم قسم التنمية بالتنسيق مع المدرب المناسب واختيار الزمان والمكان.

4-      توفير احتياجات الدورة التدريبية بالتنسيق مع المنسق الإداري.

5-      إقامة الدورة والإشراف عليها بحضور أحد أعضاء قسم التنمية البشرية.

إجراءات التنسيق مع الموارد البشرية لترشيح أعضاء متطوعين لحضور الدورات

1-      يقوم قسم التنمية بإبلاغ منسق الموارد بعدد المقاعد المجانية للأعضاء.

2-      يتم ترشيح الأعضاء من قبل منسق الموارد البشرية حسب الدورة واحتياجات الأعضاء.

إجراءات كتابة التقارير الشهرية

1-      متابعة تنفيذ الخطة لكل شهر من قبل منسقي الأنشطة والمشاريع.

2-      متابعة أعمال منسقي الأنشطة.

3-      إصدار تقرير لكل شهر وإرساله إلى الهيئة الإدارية.

4-      ترفع التقارير إلى المدير التنفيذي عن طريق منسق الإداري.

5-      مناقشتها في الهيئة الإدارية.

إجراءات تدريب الكادر والإشراف على تنظيم الدورات

1-      تسليم تقرير من الموارد البشرية إلى منسق التنمية باحتياجات الكادر عند التدريب والتأهيل.

2-      التنسيق مع المدربين للقيام بهذه الدورات .

3-      تحديد وقت الدورات وإبلاغ الكادر عن طريق المنسق الإداري

4-      قيام الدورة التدريبية

الإشراف على تجهيز الملازم من قبل المدربين و إتباع معايير الجودة:-

1-      عند الاتفاق على دورة تدريبية يتم طلب من المدرب عمل الملزمة طبعا لمعايير الجودة المتفق عليها في المؤسسة

2-      المدرب يسلم الملزمة لمنسق التنمية لمعرفة هل هي طبقا لمعايير الجودة

3-      تسليم الملزمة إلى المنسق الفني لعمل التصميم الخارجي للملزمة

4-      توصيل الملزمة للمنسق الإداري يتم التصوير

تصميم power point:

1.      إرساله على شرائح بيضاء power point.

2.      إرساله على ملزمة ورقية.

3.      الإتصال بالمنسق المختص لوضع المادة التدريبية على شرائح ذات تصاميم متخصصة ومعتمدة من قبل المؤسسة.

4.      عمل flip chart للمنسق المختص.

إجراءات تعبئة تحليل النشاط المرتبطة برؤية ورسالة وأهداف المؤسسة:

1-      بعد الإتفاق مع المدرب يتم طلب منه تعبئة الإستمارة لأجل معرفة الأهداف الخاصة بالدورة و احتياجات تنفيذها.

2-      يتم تسليم الإستمارة إلى منسق التنمية البشرية.

3-      إذا وجدت إحياجات ورقية يتم تبليغ المنسق الإداري.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

1-       

إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:

يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.

مهام و اجراءات منسق المشروع

منسق المشروع:

وضع الخطة ومتابعة المشروع:

1-     يقوم بإعداد الخطة بالمشاركة مع منسق الأنشطة.

2-     يعرض الخطة على منسق البرامج و الأنشطة.

3-     تعديل الخطة يكون بمشاركة منسق المشروع مع منسق البرامج و الأنشطة.

إجراءات كتابة التقارير الشهرية

1-     متابعة تنفيذ الخطة لكل شهر من قبل منسسقي الانشطة والمشاريع.

2-     متابعة اعمال منسقي الانشطة.

3-     إصدار تقرير لكل شهر وإرساله الى الهيئة الإدارية.

4-     ترفع التقارير الى المدير التنفيذي عن طريق منسق الإداري.

5-     مناقشتها في الهيئة الإدارية.

إجراءات إستلام التقارير من منسق الأنشطة و قراءتها و أرشفتها:

1-     يقوم منسق الأنشطة بكتابة التقرير وإرفاقه إلى منسق المشروع ليستخدم التقرير في جمع المعلومات و التعديل وكتابة تقرير أخر.

2-     يتم توصيل التقرير إلى منسق البرامج و الأنشطة.

الإشراف على الأرشفة التابعة للمشروع

1-     الإطلاع على آلية الأرشفة مع المنسق الإداري.

2-     يقوم بالأرشفة أو يفوض أحد من فريقه بالأرشفة.

إجراءات تفويض منسق الأنشطة بالتوثيق:

إجراءات تفويض منسق الأنشطة في مساعدة المدرب على استخدام الأجهزة:

إجراءات تفويق منسق الأنشطة لشحن الأجهزة:

المساعدة في أعمال النظافة:

1-     كل شخص في المؤسسة يحافظ على نظافة المؤسسة.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

إجراءات المكالمات الصادرة:

1.     تعبئة المعلومات في ورقة المكالمات الصادرة.

2.     إجراءات الإتصال.

3.     كتابة أي ملاحظات مرفقة.

إجراءات المكالمات الواردة:

1.     تعبئة المعلومات في الورقة المكالمات الواردة.

2.     كتابة إلى ملاحظات مع التوصية على متابعتها.

إجراءات التنسيق الإعلامي:

1.     إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.

2.     الإطلاع عليها وترتيبها.

3.     أخذ موافقة المدير التنفيذي.

4.     إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.

                                   

مهام و إجراءات منسق الأنشطة

منسق الأنشطة

إجراءات الترحيب واستقبال الزوار :

1-     في حالة عدم حضور المنسق الإداري أو انشغاله يقوم منسق الأنشطة بالمهمة بشرح فكرة الأنشطة والمؤسسة وتعريفه بأقسام المؤسسة.

2-     يتم نقل المعلومات وقاعدة البيانات للزائر الذي يرغب أن يكون عضواً في المؤسسة إلى المنسق الإداري.

3-     يتم أرشفة السيرة الذاتية من قبل المنسق الإداري .

4-     يتم تعبئة استمارة العضوية بإشراف المنسق الإداري.

إجراءات ترتيب القاعة وتنسيق الاحتفالات الخاصة بالقسم:

1-     يتم الاتفاق على يوم الاحتفال .

2-     يتم تقسيم الأعمال والأدوار من قبل منسق البرامج والأنشطة.

3-     تكليف أحد منسقي الأنشطة بترتيب القاعة وتجهيزها.

إجراءات تسليم التقارير والإعلانات والإرساليات :

1-     بعد انتهاء أي فعالية أو نشاط واحتفال يقوم منسق الأنشطة بكتابة تقرير إلى منسق البرامج والأنشطة

2-     يقوم منسق البرامج والأنشطة بتلخيص جميع التقارير وإرفاقها إلى المنسق الإداري.

التصوير والتوثيق:

1-     بعد تحديد مهام جدول الأعمال لأي فعالية يتم تكليف شخص بعملية التوثيق.

2-     يتم توصيل الوثائق إلى المنسق الإداري.

3-     في حالة وجود أكثر من فعالية في المؤسسة يقوم بعملية التوثيق شخص واحد.

إجراءات حضور الاجتماعات وورش العمل :

1-     يتم تحضير أهداف الورشة أو الدورة  والجدول الزمني لها بالمشاركة مع منسق المشروع.

2-     يتم عرض خطة الدورة على منسق البرامج والأنشطة ليتم الموافقة عليها ورفع احتياجات تنفيذها الى منسق التنمية.

3-     يتم إبلاغ منسقي الأنشطة على أهمية حضورهم في اجتماع أو دورة معينة.

4-     حضورهم ومشاركتهم في إعداد محاضر الاجتماعات وتقارير الدورات.

إجراءات التأكد من تعبئة  كشف الحضور:

1.     أخذ نسخة من كشف الحضور من ملفات الأوراق المصورة

2.     إذا لم توجد نسخة جاهزة يتم تصوير النموذج الخاص بالكشف الموجود في ملف نماذج الأوراق.

3.     يتم تمرير الكشف على المشاركين لتعبئته

4.     يتم أرشفة الكشف.

إجراءات التنسيق الإعلامي:

1.    إرسال المواضيع يوم بداية الأسبوع.

2.    الإطلاع عليها وترتيبها.

3.    أخذ موافقة المدير التنفيذي.

4.    إرسالها على اليوم الأخير من الأسبوع.

مهام ثانوية لمنسق الأنشطة:

1-     حضور الاجتماعات العامة والإدارية عن طريق إبلاغه من قبل منسق المشروع أو بالتفويض الرسمي.

2-     استقبال المكالمات بطريقة رسمية ويتم عن طريق تفويض من منسق المشروع وتحديد المهام المطلوبة من هذه المكالمات.

3-     اقتراح أفكار لتطوير القسم ومناقشتها مع منسق المشروع ليتم عرضها على مجلس الأمناء.

إجراءات المساهمة في تقديم خطة سنوية مع منسق المشروع:

1-     

إجراءات إبداء الرأي:

1-     يتم تقديم الرأي عن طريق كتابته في ورقة أو شفهياً.

إجراءات المساعدة في أعمال المؤسسة العامة:

في حال عدم وجود مهام موكلة إليه و الحاجة دعت إلى التعاون تتم المساعدة.

إجراءات المكالمات الصادرة:

1.     تعبئة المعلومات في ورقة المكالمات الصادرة.

2.     إجراءات الإتصال.

3.     كتابة أي ملاحظات مرفقة.

إجراءات المكالمات الواردة:

1.     تعبئة المعلومات في الورقة المكالمات الواردة.

2.     كتابة إلى ملاحظات مع التوصية على متابعتها.

إجراءات التأكد من وجود الإستمارات جاهزة ومطبوعة:

1-     

إجراءات المساعدة في أعمال النظافة:

يقوم كل شخص في المؤسسة بالمحافظة على نظافتها.